1. Inleiding en verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens
  2. Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt
  3. Rechtmatigheid van de verwerking
  4. Doel van de verwerking
  5. Ontvangers van de persoonsgegevens
  6. Beschermingsmaatregelen voor de persoonsgegevens
  7. Opslagperiode van de gegevens
  8. Rechten van de betrokkenen
  9. Recht op wijziging van het beleid betreffende de verwerking van persoonsgegevens

1. Inleiding en verwerkingsverantwoordelijke

Sibelga is de distributienetbeheerder voor gas en elektriciteit in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Haar taken van algemeen belang worden hoofdzakelijk geregeld door de Elektriciteitsordonnantie, de Gasordonnantie, het Technisch reglement elektriciteit en het Technisch reglement gas, zoals verder gedefinieerd in de onderstaande Woordenlijst.

In het kader van haar opdrachten van openbare dienst en nog ruimer, gezien haar expertise, verzorgt Sibelga via haar Dienst Technologie, Methodes en Opleidingen (TMFO), ook bekend als Sibelga Academy, opleidingen voor haar personeel, de personen die regelmatig met haar samenwerken en alle andere geïnteresseerden in energiegerelateerde beroepen.

Sibelga voert haar activiteiten uit via het personeel van haar dochteronderneming BNO. Sibelga en BNO zijn dus samen verwerkingsverantwoordelijken.

De contactgegevens van de ondernemingen zijn als volgt:

Sibelga en BNO zijn beide overheidsinstanties in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (BS 5 september 2018).

Gemakshalve zal de naam Sibelga worden gebruikt om de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken aan te duiden.

Overeenkomstig Hoofdstuk 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming streeft dit beleid ernaar de betrokkenen te informeren over de verwerking van persoonsgegevens door Sibelga.

2. Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt

In het kader van de opleidingen moet Sibelga de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam, voornaam;
  • E-mailadres;
  • Gsm-nummer;
  • Geslacht;
  • Taalvoorkeur;
  • Rijksregisternummer*;
  • Nummerplaat;
  • Door bewakingscamera's genomen beelden;
  • Identiteitsfoto op de Beroepspas;
  • Foto's/films die op bepaalde evenementen zijn gemaakt;
  • Behaalde certificeringen**;
  • Follow-up van de beroepscertificeringen.

* Het rijksregisternummer wordt verwerkt als een uniek identificatiemiddel om de databank van Synergrid te raadplegen en ze af te stemmen op die van Sibelga, op het niveau van de beroepscertificeringen. Het wordt veilig opgeslagen en alleen voor dit doel gebruikt.

** Sommige certificeringen worden vermeld op een persoonlijke badge (Beroepspas), ofwel in woorden, ofwel met een QR-code of een streepjescode.  Deze QR-code of streepjescode vermeldt de behaalde certificeringen en hun geldigheid.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt op basis van:

  • informatie die direct door de betrokkene wordt verstrekt, via de website of andere kanalen;
  • informatie die indirect wordt verzameld uit gegevens die door een werkgever of een medecontractant van de betrokkene zijn verstrekt.

De betrokkenen zijn personen die belangstelling hebben voor een opleiding, een opleiding volgen, een certificering hebben behaald, enz. 

3. Rechtmatigheid van de verwerking

Sibelga verwerkt persoonsgegevens met het oog op:

  • De vervulling van haar wettelijke verplichtingen en taken van openbaar belang, namelijk het beheer van de netwerken door gekwalificeerd personeel;
  • De uitvoering van opleidingscontracten waarbij de betrokkene partij is, ofwel direct, ofwel indirect via een onderneming;
  • Waar passend en in beperkte mate, de beveiliging van haar site op grond van haar legitiem belang (camera's).

Buiten bovenstaande gevallen verwerkt Sibelga persoonsgegevens uitsluitend met toestemming van de betrokkene en, in dat geval, conform de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

4. Doel van de verwerking

Sibelga verwerkt persoonsgegevens voor:

  • Het verstrekken van een opleiding aan de betrokkenen;
  • Het afleveren van beroepscertificeringen; 
  • Het verifiëren van de certificeringen op sectorniveau;
  • Het uitvoeren van een enquête om de kwaliteit van de verleende dienst te verifiëren.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

De gegevens worden in principe alleen door Sibelga verwerkt. In het kader van wettelijke verplichtingen kunnen gegevens worden meegedeeld aan openbare en/of gerechtelijke autoriteiten, waaronder Synergrid.

De gegevens kunnen worden verwerkt door onderaannemers, waaronder het IT-personeel van Sibelga. Sibelga doet hoe dan ook uitsluitend een beroep op onderaannemers die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd, en sluit alleen contracten af in de zin van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De gegevens worden niet met andere dan in dit beleid vermelde derden gedeeld, en dienen niet voor promotie-, commerciële of directmarketingdoeleinden.

6. Beschermingsmaatregelen voor persoonsgegevens

Sibelga neemt de nodige fysieke, technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van onopzettelijke of onwettige vernietiging, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde wijziging, ongeoorloofde verspreiding of toegang, misbruik en alle andere onwettige verwerkingsvormen van persoonsgegevens.

Deze maatregelen verschillen naargelang het type verwerkte gegevens en hoe die gegevens zijn verzameld en/of worden bewaard. In voorkomend geval omvatten de beveiligingsmaatregelen het waarborgen van de integriteit van de mededelingen en de gegevens gedurende hun opslag door middel van passende normen, firewalls, toegangscontrole, detectie- en preventiesystemen voor bedreigingen, scheiding van taken en vergelijkbare beveiligingsprotocollen.

De details van deze maatregelen passen binnen een veiligheidsbeleid waarvan de inhoud en werking regelmatig door interne en externe audits op de proef wordt gesteld.

De beschermingsmaatregelen hebben met name betrekking op:

  • het beheer van de toegang tot de gegevens, 
  • de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp en gegevensbescherming door standaardinstellingen,
  • het beginsel gegevensminimalisering,
  • de fysieke beveiliging,
  • de IT-beveiliging,
  • de opleiding van het personeel in de IT-beveiliging en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens,
  • de selectie en controle van de onderaannemers.

Sibelga houdt haar beleid betreffende deze beschermingsmaatregelen up-to-date. Dit beleid wordt in een heldere en begrijpelijke vorm ter beschikking gesteld van haar personeel en onderaannemers.

Deze gegevensbeschermingsmaatregelen evolueren voortdurend.

Wanneer een type verwerking, met name door het gebruik van nieuwe technologieën, en rekening houdend met de aard, draagwijdte, context en doeleinden van de verwerking, een hoog risico kan inhouden voor de rechten en vrijheden van de eindklanten, voert Sibelga, vóór de verwerking, een analyse uit van de impact van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van de persoonsgegevens.

7. Opslagperiode van de gegevens

Sibelga bewaart de gegevens zolang als nodig is om de bovenvermelde doeleinden te bereiken:

  • Sibelga bewaart de in het kader van de uitvoering van een contract verkregen persoonsgegevens gedurende vijf jaar na het einde van het contract en langer indien zich een geschil voordoet (namelijk de tijd die nodig is om het geschil op te lossen), onverminderd een archiveringsperiode van drie jaar;
  • Sibelga bewaart de gegevens met betrekking tot een beroepscertificering zolang de betrokkene actief is, onverminderd een archiveringsperiode van drie jaar na de beëindiging van de activiteit van de betrokkene.

8. Rechten van de betrokkenen

De beschermingsverordening kent rechten toe aan de betrokkenen.
De uitoefening van deze rechten is gratis en wordt zo snel mogelijk en met de grootste zorg behandeld. 

Betrokkenen hebben verschillende soorten rechten.

8.1 Recht op informatie en op inzage van de gegevens

Sibelga informeert de betrokkenen dat het hun persoonsgegevens verwerkt. Deze informatie staat in dit beleid. Dit beleid wordt gepubliceerd op de website van Sibelga Academy (https://academy.sibelga.be/nl/) en er wordt naar verwezen wanneer Sibelga met de betrokkenen communiceert.

Iedere persoon heeft ook het recht om toegang te hebben tot zijn gegevens en om bepaalde informatie over die gegevens te vernemen en, met name:

  • De doelstellingen van de verwerking,
  • De categorieën van verwerkte persoonsgegevens,
  • De ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens,
  • Voor zover mogelijk de opslagtermijn van de gegevens,
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit,
  • Informatie over de oorsprong van de verwerking van de gegevens indien ze niet rechtstreeks door Sibelga zijn verkregen,
  • Het eventuele bestaan van een geautomatiseerde besluitvorming, met name profilering.

8.2 Recht op rectificatie

Iedere natuurlijke persoon heeft het recht om Sibelga te vragen zijn persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren als ze incorrect of onvolledig zijn. Dit recht op rectificatie geldt evenwel niet wanneer Sibelga een wettelijke verplichting moet naleven of een taak van algemeen belang moet uitvoeren.

8.3 Recht op gegevenswissing ("recht op vergetelheid")

Iedere natuurlijke persoon heeft het recht om wissing van zijn persoonsgegevens te verkrijgen wanneer: 

  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
  • de betrokkene de toestemming waarop de verwerking berust, intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is;
  • betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking, en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
  • de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  • de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op Sibelga rust.

Dit recht op vergetelheid geldt evenwel niet wanneer Sibelga een wettelijke verplichting moet naleven of een taak van algemeen belang moet uitvoeren.

8.4 Recht op beperking van de verwerking

Iedere persoon heeft het recht om te verkrijgen dat Sibelga de verwerking van zijn gegevens beperkt wanneer een van de volgende elementen van toepassing is: 

  • de betrokkene betwist de juistheid van de persoonsgegevens: in dat geval wordt het gebruik van de gegevens beperkt gedurende de periode dat Sibelga de juistheid van de gegevens controleert;
  • de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen ervan en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  • Sibelga heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft ze nog nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • de betrokkene heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking van zijn gegevens in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Sibelga zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

 
Wanneer de verwerking beperkt is, worden deze gegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt met toestemming van de betrokkene of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang.

Alvorens de beperking van de verwerking wordt opgeheven, informeert Sibelga de betrokkene die de beperking van de verwerking heeft verkregen.

8.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Iedere persoon heeft het recht om zijn persoonsgegevens te krijgen en heeft het recht om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door Sibelga, indien de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. Dat recht geldt niet voor de verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Sibelga is verleend.

Bij de uitoefening van zijn recht op gegevensoverdraagbaarheid heeft de betrokkene het recht dat de persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere worden doorgezonden.

8.6 Recht van bezwaar en geautomatiseerde individuele besluitvorming

Iedere persoon heeft het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn gegevens, tenzij die verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Sibelga is verleend.

In dat geval verwerkt Sibelga niet langer de persoonsgegevens, tenzij het dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Voor zover een dergelijke beslissing niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract tussen de betrokkene en een verwerkingsverantwoordelijke, ongeacht of ze is toegestaan op grond van het geldende recht of van de toestemming van de betrokkene, heeft eenieder het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit.

7 Uitoefeningswijzen van de rechten vermeld in punten 8.1 tot 8.6.

Iedere persoon kan de in bovenstaande punten 1 tot 6 beschreven rechten uitoefenen door een schriftelijk en ondertekend verzoek te richten aan:
Sibelga CVBA 
Functionaris voor gegevensbescherming
Werkhuizenkaai 16
1000 Brussel
dpo@sibelga.be

Een bewijs van de identiteit van de persoon die zijn rechten uitoefent, zal worden gevraagd (kopie van de identiteitskaart van de betrokkene en, desgevallend, zijn mandaat).

Sibelga tracht zo snel mogelijk te antwoorden en in elk geval met inachtneming van haar wettelijke en reglementaire verplichtingen.

8.8 Recht om zich te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit

Iedere persoon kan desgevallend een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel 
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
+32 (0)2 274 48 00 


9. Recht op wijziging van het beleid betreffende de verwerking van persoonsgegevens

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt om veranderingen in de praktijken van Sibelga betreffende de bescherming van persoonsgegevens weer te geven en om rekening te houden met technische, wettelijke en/of organisatorische ontwikkelingen.

Het Directiecomité van Sibelga is belast met het updaten van dit beleid, rekening houdend met de technische en juridische ontwikkelingen inzake de bescherming van persoonsgegevens. Wanneer een update een belangrijk onderdeel van dit beleid betreft, neemt het Bestuurscomité de beslissing.

Het publiek wordt van deze wijzigingen op de hoogte gebracht via de publicatie ervan op de website https://academy.sibelga.be/nl/.


Bijlage 1– Woordenlijst

  • Elektriciteitsordonnantie: de ordonnantie van 19 juli 2001 betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BS 17 november 2001) en de latere wijzigingen ervan;
  • Gasordonnantie: de ordonnantie van 1 april 2004 betreffende de organisatie van de gasmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende wegenisretributies inzake gas en elektriciteit en houdende wijziging van de ordonnantie van 19 juli 2001 betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BS 26 april 2004) en de latere wijzigingen ervan;
  • Technisch reglement elektriciteit: Beslissing 80 van 5 december 2018 van Brugel betreffende de goedkeuring van de voorstellen van technische reglementen elektriciteit en gas, voorgesteld door de distributienetbeheerder elektriciteit en gas SIBELGA (BS 05.02.2019);
  • Technisch reglement gas: Beslissing 80 van 5 december 2018 van Brugel betreffende de goedkeuring van de voorstellen van technische reglementen elektriciteit en gas, voorgesteld door de distributienetbeheerder elektriciteit en gas SIBELGA (BS 05.02.2019);
  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Publicatieblad Europese Unie 4 mei 2016, L.119);
  • Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het beperken, uitwissen of vernietigen van gegevens;
  • Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;